Nel mondo del business, fare una presentazione efficace significa, in poche parole, veicolare delle idee di supporto a processi decisionali: ovvero se in azienda propongo una presentazione, un progetto, di solito è perché voglio farmi approvare un budget, portare un’idea di valore all’azienda e ai suoi stakeholders e così via.
Dunque le presentazioni vengono fatte solitamente per prendere delle decisioni. Queste decisioni di solito hanno un impatto strategico (lancio di un nuovo prodotto, ingresso in un nuovo mercato) e di conseguenza giocano un ruolo fondamentale. Le presentazioni diventano i pilastri, la base sulla quale vengono prese le decisioni importanti. Fare una presentazione dunque, significa rappresentare l’azienda, suggerire strategie di valore per essa, significa rappresentare il team, incarnare l’organizzazione per cui si lavora. Ecco perché chi presenta un progetto è investito di una grande responsabilità.
La risposta è no. Non basta preparare una bella presentazione per colpire. Chiaramente è il contenuto a farla da padrone e la seconda cosa da tenere a mente è l’efficacia della presentazione. Il messaggio deve essere subito comprensibile e facilmente ricordabile. Allora serve chiedersi se introdurre un certo messaggio ad un determinato punto del discorso ha senso, è pertinente, è chiaro.
Quando la dimensione grafico-visiva e il significato combaciano e lavorano bene insieme, allora la presentazione è davvero efficace.
Impostare una presentazione significa anche tenere conto della presenza o meno del relatore. Se sai di dover discutere un progetto davanti ad altre persone, devi impostare la tua presentazione in un certo modo, lasciando spazio anche alla parte orale. Se invece devi mandare il progetto a dei colleghi via mail, dovrai impostare il copy diversamente.
Se devi fare la presentazione di vendita della tua azienda ed inviarla ai tuoi colleghi per email è importante che il contenuto valga la pena e il tempo di essere letto e allora puoi impostarlo così:
Sembra assurdo dirlo, ma è così. Le slide non bastano, serve anche carisma, attenzione nei confronti dell’interlocutore, preparazione. Quando presenti il tuo progetto e commenti le tue slide, spesso accade che tra la slide precedente e la successiva ci sia un calo di attenzione nel pubblico. Questo avviene perché tra un cambio e l’altro di slide, gli ascoltatori smettono di guardare il relatore, spostando l’attenzione sullo schermo, per poi tornare al relatore.
Può anche capitare che il relatore non ricordi la slide successiva mentre sta parlando, una cosa del tutto normale, e così inizi a temporeggiare, perdendo l’attenzione del suo pubblico. Bene, allora qualsiasi programma tu stia usando, prima di presentare il tuo progetto attiva la “modalità relatore” che ti permette di vedere la slide successiva e di anticipare l’argomento nel discorso, rendendolo fluido ed evitando che le persone distolgono l’attenzione da te. È un piccolo trucco che ti aiuta ad essere più sicuro mentre parli e permette a chi ti ascolta di non distrarsi.
Abbiamo detto che in una prima parte della presentazione è necessario decidere quali informazioni mettere e quali tralasciare, nella seconda parte di esso invece, devi definire cosa dire prima e cosa dire dopo, in pratica devi impostare la gerarchia degli argomenti.
Di norma in questi casi si parte da una introduzione del contesto, dunque si mette in luce il problema, si offre una possibile soluzione a quel problema e infine si porta un caso di studio, si introducono dei dati, dei lavori precedenti, tutto quello che possa avvalorare il tuo lavoro e darti credibilità. Infine c’è la chiusura, ovvero la call to action finale che suggerisce al pubblico di fare qualcosa (prendere una decisione, darti il budget, mettere in pratica la tua idea).
Ecco cosa non devi mai tralasciare:
Se tieni a mente queste cose durante la preparazione della tua presentazione, non potrai fallire!
Per realizzare una presentazione efficace è importante definire un obiettivo chiaro, organizzare i contenuti in modo logico e utilizzare un linguaggio semplice. Le slide dovrebbero supportare il messaggio con immagini, grafici e testi essenziali, evitando di sovraccaricare ogni schermata.
Una presentazione efficace deve essere chiara, sintetica, coerente dal punto di vista grafico e facilmente comprensibile. È importante evidenziare i concetti principali, utilizzare una gerarchia visiva ben definita e mantenere alta l’attenzione del pubblico dall’inizio alla fine.
Tra gli errori più comuni ci sono l’utilizzo di troppo testo nelle slide, una grafica poco leggibile, la mancanza di una struttura logica e la lettura integrale dei contenuti. Anche trascurare il tempo a disposizione e non adattare il messaggio al pubblico può ridurre l’efficacia della presentazione.
Le presentazioni possono essere realizzate con software come Microsoft PowerPoint, Google Slides, Apple Keynote o altre piattaforme dedicate alla progettazione di contenuti visivi. La scelta dello strumento dipende dalle funzionalità richieste e dalle modalità di collaborazione del team.
Una presentazione ben progettata facilita la comprensione delle informazioni, rende il messaggio più memorabile e aumenta il coinvolgimento del pubblico. Che si tratti di una riunione, di una proposta commerciale o di una conferenza, una comunicazione efficace può fare la differenza nel raggiungimento degli obiettivi.
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